meeting solutions·office hacks·werk

Zo geef je een killer presentation

Breekt het zweet je uit als je alleen al denkt aan het spreken voor een zaal? Je bent zeker niet de enige. Maar een goede presentatie hoeft helemaal niet lastig te zijn. Zeker als je je houdt aan een paar basisregels voor een echte
‘Killer Presentation’. Als je je publiek weet te boeien en als je toehoorders de presentatie echt leuk vinden, dan vind je zelf het presenteren ook veel aangenamer en gaat je presentatie veel gemakkelijker. We hebben een paar tips voor je verzameld zodat je zelf ook een ‘Killer Presentation’ kunt geven.

Vragen en een verhaal

Zorg dat je niet tegen je publiek praat, maar met je publiek. Je presentatie mag – nee, moet – interactief zijn. Je hoeft niet te wachten op vragen van toehoorders, want door zelf een vraag te stellen, betrek je ze bij je presentatie. Moet je spreken voor een groep klanten, dan geef je ze op deze manier het gevoel dat zij centraal staan. Jouw bedrijf of product wordt in de presentatie een oplossing voor een probleem van de klant.

Maak van je presentatie een leuk verhaal, want mensen luisteren veel liever naar verhalen dan naar een saaie voordracht. Wil je een goede presentator worden, dan moet je een echte verhalenverteller zijn. Een goed verhaal heeft een begin, midden en einde en als verhalenverteller neem je je publiek aan de hand mee van stap naar stap. Geef in het begin zoveel mogelijk informatie, zodat je toehoorders begrijpen wat er aan de hand is en snappen wat het probleem is dat opgelost moet worden. Gebruik hiervoor ongeveer vijftien procent van je tijd.

Het midden van je verhaal beslaat ongeveer driekwart van de tijd. Geef duidelijk aan dat je hier bent aanbeland, door zinnen als “Nu we het probleem hebben beschreven,” of “En nu zal ik het hebben over de oplossing”. Hierdoor begrijpt het publiek dat ze bij het volgende deel zijn aanbeland.

Tot slot geef je je publiek een korte samenvatting in ongeveer tien procent
van je tijd. Ook hier vertel je weer dat je bij dit punt van je presentatie bent aanbeland.

De juiste toon en houding

Als een komiek een grap vertelt, ligt de hele zaal dubbel. Vertel jij echter precies diezelfde grap met dezelfde details een dag later aan je vrienden, dan is het effect minder spectaculair. Het belangrijkste verschil is waarschijnlijk de intonatie. De manier waarop je het verhaal vertelt is als de achtergrondmuziek bij een film. Waar je verhaal verschillende kanten op kan gaan, kan ook je toonhoogte veranderen en dat geldt ook voor volume en snelheid. Op momenten dat het interessanter wordt, kun je je spraak daarop aanpassen en zelfs naar een climax toewerken. Vervolgens vertraag je weer een beetje om de luisteraars een momentje van rust te gunnen.

Je merkt het zelf waarschijnlijk niet wanneer je ‘euh’ of ‘ah’ zegt. Je publiek heeft dat wel in de gaten en in het ergste geval gaat iemand in het publiek tellen hoe vaak je dat doet. Probeer er zelf eens op te letten en las een korte adempauze in wanneer je ‘uhmmm’ zou willen zeggen. Het lijkt wat vreemd, maar je toehoorders merken het waarschijnlijk niet eens.

Non-verbale communicatie is bijna belangrijker dan je verhaal. Blijf rechtop staan en stel jezelf ook fysiek open. Op die manier kom je veel overtuigender over. En als je niet per se achter een spreekgestoelte met microfoon hoeft te staan, loop dan gerust een beetje op en neer. Je hoeft echt niet zo druk te rennen als Steve Ballmer van Microsoft, maar gebruik de ruimte op het podium. Dat podium ligt er voor jou!

Visuele elementen

Iedereen kent wel de typische powerpointpresentaties waar alle informatie
verwerkt is in tientallen dia’s. Hoewel iedereen eigenlijk wel weet dat dia’s het verhaal moeten ondersteunen en niet het hele verhaal vertellen, worden er nog steeds presentaties gemaakt met ontzettend veel tekst.

Je publiek is echter helemaal niet naar je presentatie gekomen om je
tekst te kunnen lezen. Nee, ze zijn gekomen om jou te horen spreken. Laat de visuele elementen van je presentatie dus vooral je verhaal ondersteunen. Zorg voor leuke afbeeldingen en nuttige grafische elementen. Afhankelijk van het soort presentatie zijn er twee verschillende
regels waar je je aan kunt houden:

De 10/20/30-regel: deze regel geldt voor ondersteunend beeldmateriaal bij een verhaal. Je presentatie mag maximaal tien dia’s bevatten en twintig minuten duren. Gebruik je tekst in je dia’s, dan mag die niet kleiner dan tekengrootte dertig. Die tekst kan soms ook dienen als geheugensteuntje voor jou als presentator. Het uitgebreide verhaal, dat vertel je zelf.

De 20/20-regel: deze regel pas je toe op een korte presentatie waarbij het beeldmateriaal een grotere rol speelt. Maak twintig dia’s en laat iedere dia maximaal twintig seconden zien. Zo zorg je voor een vlotte presentatie die nooit saai wordt.

Goede voorbereiding

Een goede presentatie staat of valt met een goede voorbereiding. Zorg dat je je presentatie van tevoren een paar keer hebt geoefend. Niemand is meteen een geboren presentator en iedereen heeft het moeten leren. En net zoals de meeste vaardigheden, leer je presenteren ook door veel te oefenen. Je hoeft niet dagenlang je presentatie te herhalen, zoals Steve Jobs dat graag deed, maar zorg wel dat je de materie uit je hoofd kent en dat je goed voorbereid bent.

Bij een goede voorbereiding hoort ook dat je op tijd aanwezig bent. Niet zelden gaan er op het laatste moment allerlei zaken mis. De draadloze microfoon werkt bijvoorbeeld niet goed, of de beamer ondersteunt de resolutie van je laptop niet. Tot overmaat van ramp blijkt dat een andere laptop die op locatie klaarligt jouw bestand – of zelfs je hele usb-stick – niet wil lezen. Iedereen heeft dit soort problemen wel eens meegemaakt bij een presentatie.

Je kunt deze vervelende situaties voorkomen als je op tijd arriveert en op alles voorbereid bent. Met je presentatie niet alleen op een goede usb-stick, maar ook op je laptop. Van die laptop heb je de vorige dag nog alle software geüpdatet en de batterij opgeladen. Heb je speciale kabels of adapters nodig voor beeld of geluid, zorg dan dat ze altijd in je tas zitten. Er komt een dag dat je ze nodig hebt bij een presentatie.

Op die manier kun je eventuele problemen voorkomen. En als er toch iets verkeerd gaat, dan heb je nog de tijd op het probleem op te lossen. En als het niet verkeerd gaat, lees je gewoon nog een keer je materiaal door terwijl je rustig geniet van een kop koffie of thee. Zo begin je veel zelfverzekerder aan je presentatie.

meeting solutions·office hacks·tips and tricks·werk

Visgraatdiagram met Post-it®-producten

Oplossing versus probleem

Oplossingen zijn fantastisch … maar alleen als je het probleem dat je wilt aanpakken helemaal doorziet. Het visgraatdiagram is een methode om alle potentiële problemen, groot en klein, op te sporen.

Problemen kunnen zich op elk moment/tijdens alle fases van een activiteit voordoen. Maar in plaats van te raden wat de oorzaak van het probleem is (of nog erger: te wachten totdat iemand iets verkeerds doet) biedt het visgraatdiagram kleine teams een één-oogopslag-methode om de variabelen te overwegen die de productie belemmeren.

Het diagram maak je a.d.h.v. volgende 6 stappen:

Begin door nauwkeurig het probleem vast te stellen. Identificeer de persoon/afdeling die verantwoordelijk is voor het probleem en/of wanneer en waar het zich voordoet. Gebruik een groot blad – zoals een Post-it® Meeting Chart – zodat je diagramsessie genoeg ruimte heeft om uit te groeien.


Schrijf het probleem op een Post-it® Super Sticky Note – dit wordt het ‘hoofd’ van je diagram. Teken vanaf het midden van dit stuk papier een lijn naar de andere kant – deze lijn fungeert als de ‘ruggengraat’ van waaruit je team het probleem zal aanpakken – vandaar de naam visgraat.


Ga nu de verschillende componenten of factoren bespreken en identificeren die mogelijk hebben bijgedragen aan het probleem. Dit kan een transportkwestie zijn, een probleem met de personeelsbezetting, enz. Bedenk zo veel mogelijk mogelijkheden met je team en verken ze allemaal.


Teken voor elke mogelijke component van het probleem een lijn vanaf de ‘ruggengraat’ en label deze (d.w.z. transport, personeel, enz.). (Hint: gebruik Post-it® Super Sticky etiketten op rol om je ‘ruggengraat’ te maken, waardoor je flexibeler bent voor het geval je diagram verandert.)


Laat het team binnen deze componenten brainstormen over welke oorzaken bijdragen aan het probleem. Schrijf deze oorzaken op een
Post-it® Super Sticky Note en voeg ze toe aan de desbetreffende componentlijn (die van de ‘ruggengraat’ af komt).


Als het klaar is, beschikken jij en je team over een visueel overzicht waarmee jullie een beter begrip krijgen van het probleem en kunnen jullie elke factor die daar mogelijk aan bijdraagt nader gaan onderzoeken.


Klik hier en ontdek extra tips en producten die je op weg kunnen helpen


meeting solutions·office hacks·tips and tricks

Testimonial: de nieuwe Legamaster Space-up tools

Voor de zomervakantie organiseerde Lyreco in samenwerking met Legamaster de ‘Space-up’ scholenwedstrijd. Om te winnen moest iedere deelnemende school een creatie maken a.d.h.v. de Legamaster Magic Chart Notes. De grote prijs? Een gratis installatie van de allernieuwste Legamaster Space-up tools ter waarde van maar liefst €2500!

Verschillende scholen namen deel en we ontvingen talrijke creatieve inzendingen maar uiteraard kan er maar één school de winnaar zijn. De grote winnaar van deze wedstrijd is basisschool MPI Helix uit Lommel. Begin deze maand werden de nieuwe tools in de Lommelse school geïnstalleerd en wij vroegen de winnende klas of de nieuwe tools in de smaak zijn gevallen.

Waarom hebben jullie deelgenomen aan de wedstrijd?

Ik neem niet vaak deel aan wedstrijden (zelfs niet aan de Lotto ☺), maar deze wedstrijd leek me wel heel erg leuk om samen met mijn klas uit te werken.

De Magic Chart notes kreeg ik in mijn handen en mijn fantasie begon al te werken. “Wat kan ik doen met deze blaadjes dat én origineel is én waarmee mijn kindjes van de klas kunnen helpen?”

Na een kleine zoektocht op Pinterest kwam ik een foto tegen van Pacman en toen kreeg ik het idee om een Stop-motionfilmpje te maken met de Magic Chart Notes.

De kinderen knipten de spookjes en de Pacman uit en plakten er oogjes op. Daarna hebben we een parcours gemaakt met de resterende Magic Chart Notes. We maakten met een tablet foto’s van elke handeling met Pacman en de spookjes en walla… ons filmpje was klaar! De kinderen (en de juf) vonden het erg leuk om te doen… en weer een heleboel doelstellingen geoefend met de kinderen van mijn klas.

Bekijk hier de winnende creatie:

Wat vind je van de Legamaster tools? Hoe heb je het ervaren?

We waren dolgelukkig toen we het nieuws hoorden! We konden onze oren niet geloven! Na een kijkje te nemen op de website van Legamaster en na overleg met het team, wisten we al snel wat we graag wilden voor de kinderen van de school en klas.

Sinds vorig jaar zijn type 4-kinderen ook welkom bij ons op school (kinderen met een motorische en/of meervoudige beperking) en we konden voor hen wel wat extra hulpmiddelen gebruiken.

Zo hebben we de schuine houten vlakken (waar de kinderen op lezen of op werken) beplakt met Wrap-Up whiteboardfolie van Legamaster. Deze houten vlakken werden zo veel functioneler en nu kunnen we deze ook gebruiken om en op te leren schrijven. Ook een werktafel van een meisje in een rolstoel hebben we beplakt met deze folie. Het is voor haar heel moeilijk om te schrijven op een whiteboard en op deze manier lukt het haar beter.

En dan… als klap op de vuurpijl… kregen we ook nog een muur bekleed met Wall-Up-panelen! Maar liefst 3 meter lang en klaar om beklad te worden met whiteboardstiften door 5 enthousiaste kinderen én juf!

Wat is het fijnste aspect?

Waar moet ik beginnen…? De witte Wall-Up panelen geven meer rust in de ruimte (prikkelarm) en bieden meer structuur in het klasgebeuren.

De kinderen vinden het ook erg leuk dat ze nu allemaal tegelijk kunnen tekenen op het whiteboard en niet meer hun beurt moeten afwachten.

Wat ook erg fijn is, is dat de panelen 2 meter hoog zijn en op de vloer beginnen. Zo kunnen alle kinderen schrijven en/of tekenen zonder een verhoogje te moeten gebruiken (waar ze vanaf kunnen vallen).

Ook de pennenhouder is magnetisch en kan zo op het bord geplaatst worden. Zo moet ik mijn stiften nooit gaan zoeken.

Heb je nog andere voordelen ervaren?

De Magic Chart Notes worden nu gebruikt om de voor- en namiddag aan te duiden op onze klassikale daglijn. Ze zijn heel gemakkelijk in gebruik en het is voor de kinderen erg duidelijk door met verschillende kleuren te werken voor de voor- en namiddag.

De houten schuine vlakken werden functioneler in gebruik door ze te beplakken met de Wrap-Up whiteboardfolie. Veel kinderen met CVI hebben moeite met het lezen, werken en schrijven op een horizontaal vlak. Nu hebben ze hun eigen, op maat gemaakt whiteboard. Deze folie is ook erg gemakkelijk te beplakken op tafels, deuren, muren… en we bekijken nog wat we met de resterende folie willen doen. We houden jullie zeker op de hoogte!

Is je manier van lesgeven veranderd door de Legamaster tools? Hoe? 

Het schooljaar is nu nog maar twee weekjes bezig, dus ik heb nog niet alle mogelijkheden kunnen ontdekken. Maar zoals je hierboven al hebt kunnen lezen, ben ik nu al dolenthousiast over de mogelijkheden en wie weet wat er nog allemaal op mijn pad gaat komen…

Hoe reageren de kinderen?

De kinderen zijn  super enthousiast! Elke dag vragen ze of ze mogen tekenen op het bord of bedenken ze “spelletjes” om te spelen (zoals raad de tekening). Elk kind (klein en groot) kan nu op het bord tekenen en werken. Zelfs de tafel voor D. is niet enkel exclusief voor haar. De anderen willen haar heel graag helpen!

Hoe reageren andere klassen of leerkrachten?

Mijn collega’s reageerden heel erg positief op de veranderingen in mijn klas en zouden ook graag zo’n Wall-Up whiteboard willen hebben voor in hun klas.

De Wrap-Up whiteboardfolie is gebruikt voor de houten schuine vlakken voor alle type 4-kinderen met CVI op onze school en de leerkrachten en kinderen zijn er heel enthousiast over!

Ook de beplakte tafel is een eyecatcher en de resterende folie gaat nog gebruikt worden voor andere tafels in andere klassen of om op de muren te plakken in de prikkelarme ruimte.

Mijn collega’s vroegen al wanneer Legamaster en Lyreco nog eens zo’n wedstrijd gaan organiseren ☺!

Zou je de Legamaster tools aanraden aan andere scholen, waarom?

Zeker en vast! We hebben door onze deelname de producten van Legamaster beter leren kennen.

Ik kan de Wall-Up panelen en Wrap-Up-folie zeker aanraden in iedere school. Deze producten zijn gemakkelijk in gebruik en brengt de creativiteit bij de kinderen naar boven. Ze kunnen tijdens verschillende vakken ingezet worden: taal, rekenen, muzische vorming… Welk kind wil er nu niet eens schrijven en tekenen op een bord?! 

Het kan ook een alternatief zijn voor een smartboard: met een beamer kun je er gemakkelijk alles op projecteren. Doordat de panelen een andere coating hebben dan een klassiek whiteboard, krijg je geen schittering en is het aangenaam om te kijken. Ik heb nog niet alle mogelijkheden kunnen ontdekken, maar er zijn er vast en zeker nog véél meer!

De samenwerking met Legamaster was helemaal TOP! Bart heeft ons erg goed geholpen om de juiste keuze te maken in de wereld van de Legamasterproducten. We hadden ontzettend veel ideeën en hij heeft creatief met ons meegedacht om deze werkelijkheid te laten worden. Ook een pluim voor de plaatsing! Alles werd heel netjes afgewerkt en achtergelaten. Heel professioneel allemaal…

Heb je nog andere opmerkingen?

Graag wilden we Legamaster en Lyreco bedanken voor deze wedstrijd! Het was een hele leuke ervaring voor ons en de uitkomst was natuurlijk het hoogtepunt voor onze klas en school. Bedankt!

meeting solutions·office hacks·tips and tricks·werk

De logische boomdiagram met Post-it® Brand

Vertakkingen naar nieuwe oplossingen

Soms is de beste manier voor het oplossen van een probleem, om er op een hele andere manier naar te kijken. Met een logische boomdiagram, ofwel beslisboom, kun je een probleem te lijf gaan door de mogelijke oplossingen in kleinere stukjes te delen en die gedeeltes langs nieuwe paden te gaan volgen.

Het proces voor het creëren van een logische boomdiagram is eenvoudig – analyseer het probleem of vraagstuk, bied oplossingen of antwoorden en genereer ideeën over hoe je die voor elkaar gaat krijgen. Hier volgt een voorbeeld om mee te beginnen:

Definieer het probleem of de vraag. Een logische boomdiagram kan twee soorten vragen beantwoorden: “waarom” en “hoe”. Des te duidelijker en specifieker je vragen zijn, des te beter je logische boomdiagram zal functioneren.

Bied mogelijke antwoorden. Kies er minstens twee, maar meerdere antwoorden kunnen nog meer mogelijkheden aan het licht brengen.

Werk je oplossingen uit. Wat zijn hun meest belangrijke onderdelen? Het kan zijn dat enkele logische takken van je boom hier eindigen en dat is prima. Maar graaf nog dieper als dat nodig is.

Dring door tot de kern van de zaak. Hoe maak je jouw oplossingen tot realiteit?

Onthoud dat niet elk deel van je logische boomdiagram informatie over elke stap zal bevatten – sommige niveaus van je boom lopen snel ten einde, terwijl andere zich veel verder uitstrekken. Het helpt om je logische boomdiagram in een flexibel formaat te creëren, waarbij je gedeeltes kunt omruilen – waarbij uiteraard de Post-it® Super Sticky Notes goed van pas zullen komen. Natuurlijk biedt een groot oppervlak, zoals een Post-it® Meeting Chart ook een goede ondergrond.

Klik hier en ontdek extra tips en producten die je op weg kunnen helpen


meeting solutions·office hacks·tips and tricks·werk

Hoe je een whiteboard écht weer schoon krijgt

Je kunt er documenten of Post-its aan ophangen, processen op schematiseren of er je gedachtegang mee ordenen.  
Kortom, een whiteboard is vandaag een onmisbare partner in iedere vergaderruimte, werkruimte of klas. Ze zorgen voor structuur en stimuleren creativiteit.  

Daarnaast zijn whiteboards ook duurzaam: je kunt ze keer op keer gebruiken en bespaart zo een hoop papier.  

Maar wat als jij of je collega toch per ongeluk met een permanente marker op het bord hebben geschreven?  
Of wat als de inkt helemaal verdroogd is en je krijgt het er niet af met de bordenwisser?  

Geen paniek! Met deze tips & tricks ziet je whiteboard er zo weer als nieuw uit:  

5 doeltreffende tips & tricks

  1. Dit spreekt misschien voor zich, maar voorzie een cleaning kit specifiek voor het onderhouden van whiteboards.

  2. Indien de inkt gedroogd en oud is, hoef je je whiteboard heus niet te vervangen. Schrijf simpelweg met een whiteboard stift over de oude inkt, laat het even drogen en veeg het daarna weg. Herhaal tot de oude inkt weg is. 

  3. Maak het jezelf makkelijk en gebruik gewoon een Magic Wipe. Een gebruiksklaar doekje dat permanente inkt verwijdert, zonder vlekken of strepen.  
     
  4. Door je whiteboard op regelmatige basis volledig schoon te maken, krijgt de inkt niet de kans om in te drogen. Gebruik whiteboard cleaner of een andere geschikt poetsproduct, neem vervolgens het overig poetsproduct weg en droog goed af.
     

Mist jouw kantoor of vergaderruimte een whiteboard en wil je er graag een aanschaffen? Lees hier meer over de wetenschap van het kiezen van een whiteboard.

Nu je specialist bent in het kiezen van een whiteboard en het onderhoud ervan: bekijk hier onze selectie borden en toebehoren

Succes!

meeting solutions

Design wijzigingen in je meeting room die de samenwerking bevorderen

Laat de smartphone achterwege
Smartphones zorgen vaak voor afleiding, dus zorg ervoor dat ze tijdens belangrijke meetings niet mogen gebruikt worden. Creëer een plek in de vergaderruimte waar alle smartphones verzameld kunnen worden voor de meeting. Je kan hiervoor gebruik maken van kleurrijke opbergdozen en duidelijke signalisatie.

Photo by rawpixel.com from Pexels

Zorg voor interactie
Maak gebruik van whiteboards, XL post-it’s enz om de meeting zo interactief mogelijk te maken. Je kan volledige muren omvormen tot whiteboards om zo optimaal gebruik te maken van de ruimte. Las korte brainstormsessies in om creatieve ideeën te motiveren.

Aanpasbare ruimtes
Kies voor een ruimte waar je het meubilair gemakkelijk anders kan opstellen. Zo kun je afhankelijk van het doel van de meeting telkens voor een andere opstelling kiezen. Heb je een meeting waar veel notities moeten gemaakt worden? Kies dan voor de klassieke schoolopstelling. Moeten er veel mensen op de vergadering aanwezig zijn? Dan is een theateropstelling zonder tafels het meest geschikt. Wil je veel interactie? Ga dan voor een u-vorm.

Een beetje kleur
Bepaalde kleuren stimuleren de productiviteit. Je hoeft hier niet de hele ruimte te herinrichten, je kunt ook kiezen voor kleurrijke accessoires. Blauw is de kleur van concentratie en heeft een rustgevend effect. Oranje belichaamt dan weer positiviteit, het stimuleert de creatieve geest en zorgt ervoor dat je productief kunt werken. Paars is een alternatieve kleur en laat je ‘out of the box’ denken. Het heeft dan ook een stimulerende werking op de geest.

Bevorder het delen van kennis
Er bestaan veel eenvoudige methoden om het delen van kennis te vergemakkelijken, elk met zijn eigen impact op de ruimte.Om met elkaar te kunnen praten is een ruimte nodig met (akoestische) privacy en bv de mogelijkheid om een telefoon- of videoconferentie te houden. Pin- en markeerborden (digitaal of fysiek, op één plek of verspreid in de ruimte) zijn een andere eenvoudige manier om het delen van kennis te vergemakkelijken. Gebruikers kunnen ook software gebruiken om in realtime aan bestanden te werken, deze te delen en te bewerken, terwijl ze zich in dezelfde ruimte bevinden of over de hele wereld verspreid zitten.



Verander eens van ruimte
Als je gebruik maakt van mobiele whiteboards of tafelflipover hoef je de meetings niet altijd tot een vergaderzaal te beperken. Als het mooi weer is en je hebt een groene ruimte in de buurt kan je ook eens in openlucht vergaderen. Natuur en frisse lucht stimuleren creatief denken, waardoor de samenwerking vaak effectiever wordt.

Coffee corners zijn traditioneel de plek waar collega’s elkaar vaak ontmoeten. Hier kan je de samenwerking bevorderen door bv. een inspiratiemuur te maken waar mensen met post-its hun mening kunnen geven over bepaalde topics. Door de juiste communicatietools en meubilair beschikbaar te stellen op deze plekken nodig je medewerkers uit om spontaan te brainstormen.

Op zoek naar de juiste producten om je meeting room in te richten? Kijk zeker ook op de Lyreco-webshop voor een ruim assortiment aan communicatietools.

meeting solutions

De impact van millennials op visueel management

In een gemiddeld bedrijf kunnen meer dan 4 verschillende generaties aan de slag zijn, waaronder ook de befaamde ‘millennials’. Tegen 2020 zullen ze 46% van de werkende populatie uitmaken. Deze eind twintigers en dertigers van nu groeiden op in het informatietijdperk, ten tijde van economische voorspoed en technologische vooruitgang.

Ze maken zich ondertussen ook klaar voor hun rol in meer leidinggevende functies. Dit zal ongetwijfeld een impact hebben op hoe er morgen op de werkvloer zal worden gecommuniceerd. Millenials kijken liever naar online tutorials, op YouTube of via een online bedrijfsacademy. Met PowerPointpresentaties houd je de aandacht niet vast. Zij willen beweging, geluid en waar mogelijk interactie.

Hoe communiceer je op een effectieve manier met millennials?

Gebruik beelden om de aandacht te trekken. Maak niet alleen gebruik van foto’s, maar gebruik ook video’s, gifs, infographics en screenshots om de boodschap over te brengen. Vermijd het gebruik van grote stukken tekst. Hoe goed je feiten ook onderbouwd zijn, als ze niet relevant zijn voor het onderwerp, laat ze dan weg. Zorg er ook voor dat je teksten vlot geschreven zijn, in mensentaal.

“Any intelligent fool can make things bigger and more complex… It takes a touch of genius — and a lot of courage to move in the opposite direction.” – Albert Einstein

Ga ook voor meer interactie, vraag feedback, integreer kleine brainstormsessies in de meeting. Millennials presteren het best als ze inzien waarom ze iets doen en waar het bedrijf naartoe gaat – met andere woorden: als ze betrokken zijn.

Welke tools kunnen je daarbij helpen?

Interactieve borden: een interactief bord is de digitale versie van een whiteboard. In de meest gebruikte softwareprogramma’s kan je met vinger- of pen-touch annotaties maken op het scherm (rechtstreeks in je bestanden), het voordeel is dat je al je notities en aantekeningen vlot kan verzamelen en delen.  Je kan ook alles wat je op je pc hebt staan gemakkelijk tonen aan je collega’s. Bij ad hoc vragen heb je alle relevante informatie in een vingerknip getoond.

Mobiele borden: maken spontane, eenvoudige meetings mogelijk zelfs wanneer er geen vergaderruimten beschikbaar zijn. Gebruik ze voor brainstormsessies of als plannings-/projectbord.

Maak gebruik van alle oppervlakken: je kan van elke oppervlak een whiteboard maken met whiteboardfolie of zelfs een volledige muur van randloze whiteboards creëren.

Toolboxen: Er bestaan allerlei visuele hulpmiddelen die je kunt gebruiken om je meetings meer interactief te laten verlopen: plakbriefjes, emoticons, dividertapes, workshopstickers en ga zo maar door.

Whiteboards: ook de klassieke whiteboards kunnen zeker ingezet worden om meetings meer interactief te maken. Er bestaan verschillende varianten en uitvoeringen in. Je kan gebruik maken van deze handige leidraad om daar de juiste keuze in te maken.

Op zoek naar de juiste communicatietools om je te helpen? Bekijk ons ruim assortiment op de Lyreco-webshop.