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Comment faire une «présentation qui tue»?

Vous avez des sueurs froides à la seule pensée de devoir parler devant une assemblée ? Vous n’êtes certainement pas le seul. Toutefois, une bonne présentation ne doit pas du tout être une épreuve. Surtout si vous respectez quelques règles de base pour une véritable « présentation qui tue ». Si vous savez captiver votre public et si vos auditeurs trouvent la présentation véritablement plaisante, vous trouverez également beaucoup plus agréable de la faire et votre présentation en sera grandement facilitée. Nous avons rassemblé quelques conseils à votre intention, afin que vous puissiez également faire une « présentation qui tue »

Des questions et un récit

Veillez à ne pas parler au public, mais avec le public. Votre présentation peut – non, doit – être interactive. Vous ne devez pas attendre les questions des auditeurs car, même en posant une question, vous les impliquez dans la présentation. Si vous devez parler à un groupe de clients, vous lui donnez, de la sorte, le sentiment d’occuper une place centrale. Votre entreprise ou votre produit devient, dans le cadre de la présentation, une solution à un problème du client.

Faites de votre présentation un récit agréable car les gens préfèrent de loin écouter des histoires qu’un exposé ennuyeux. Si vous voulez être un bon présentateur, vous devez être un véritable conteur d’histoires. Une bonne histoire a un début, un milieu et une fin et, en tant que conteur, vous emmenez votre public à travers les différentes étapes. Donnez, au début, autant d’informations que possible, afin que les auditeurs comprennent ce qui se passe à la base et saisissent quel est le problème à régler. Consacrez-y quinze pour cent de votre temps.

Le milieu de votre histoire prendra environ trois quarts du temps. Indiquez clairement où vous en êtes, au moyen de phrases telles que « Maintenant que nous avons décrit le problème » ou « Et maintenant, je parlerai de la solution ». Le public comprend ainsi qu’il est arrivé à la partie suivante.

Enfin, vous présentez au public une courte synthèse, qui dure dix pour cent du temps, environ. Ici aussi, vous indiquez à nouveau où vous en êtes à ce point de votre présentation.

Le ton et la posture appropriées

Lorsqu’un comique raconte une blague, toute la salle est conquise. Toutefois, si vous racontez précisément la même blague, avec les même détails, le lendemain à vos amis, l’effet est moins spectaculaire. La différence la plus importante est probablement l’intonation. La manière dont vous racontez le récit s’apparente à la musique de fond d’un film. Tout comme votre phrasé peut aller dans des directions différentes, le ton de votre voix peut varier et cela vaut également pour le volume et la rapidité. Au moment où cela devient plus intéressant, vous pouvez adapter votre discours et même travailler à un point culminant. Ensuite, vous ralentissez un peu afin d’accorder un moment de répit aux auditeurs.

Vous le constatez probablement vous même lorsque vous dites « euh » ou
« ah ».. Votre public vous tient à l’oeil et, dans le pire des cas, un membre du public va dire à quelle fréquence vous le faites. Essayez d’y prendre garde et d’insérer une courte pause respiratoire lorsque vous voudrez dire
« uhmmm ».. Cela semble un peu étrange mais vos auditeurs ne le remarqueront probablement pas.

Une communication non verbale est presque plus importante que votre récit. Restez droit et adoptez une attitude physique ouverte. Ainsi vous serez beaucoup plus convaincant. Et si vous ne devez pas vous tenir derrière une estrade avec un micro, n’hésitez pas à aller et venir un peu. Vous ne devez pas vraiment courir partout comme Steve Ballmer de Microsoft, mais utiliser l’espace sur le podium. Ce podium est là pour vous!

Éléments visuels

Tout le monde connaît bien les présentations habituelles en PowerPoint, où toutes les informations sont traitées dans des dizaines de diapositives. Bien que tout le monde sache qu’au fond, les diapositives doivent soutenir le récit et non raconter toute l’histoire, il y a toujours des présentations faites avec énormément de texte.

Votre public n’est toutefois pas du tout venu assister à votre présentation pour pouvoir lire votre texte. Non, il est venu pour vous entendre parler. Laissez donc les éléments visuels soutenir votre récit. Veillez à intégrer des représentations agréables et des éléments graphiques utiles. Selon le type de présentation, il existe deux règles différentes auxquelles vous pouvez adhérer.

La règle des 10/20/30 : Cette règle s’applique au matériel visuel de soutien dans le cadre d’un récit. Votre présentation peut compter dix diapositives au maximum et durer vingt minutes. Si vous utilisez votre texte dans les diapositives, celui-ci ne peut avoir une taille inférieure à trente. Ce texte peut parfois servir également de petit mémento pour vous en tant que présentateur. Le récit au sens large, vous le racontez vous-même.

La règle des 20/20 : cette règle s’applique à une courte présentation, dans laquelle le matériel visuel joue un plus grand rôle. Faites vingt diapositives et laissez voir chaque diapositive au maximum vingt secondes. Vous assurez ainsi une présentation rapide, qui ne devient jamais être ennuyeuse.

Une bonne préparation

Une bonne présentation passe par une bonne préparation. Veillez à vous exercer au préalable en répétant quelques fois votre présentation. Personne ne devient aussitôt un présentateur né et tout le monde doit apprendre. Et comme pour la plupart des compétences, la présentation s’apprend également en s’exerçant beaucoup. Vous ne devez pas répéter votre présentation pendant des journées entières, comme le faisait Steve Jobs, mais veillez à connaître votre sujet et à bien vous préparer.

Pour une bonne présentation, il convient d’être présent à temps. Il n’est
pas rare que toutes sortes de problèmes se posent au dernier moment. Par exemple, le micro sans fil ne fonctionne pas bien ou le rétroprojecteur ne supporte pas la résolution de l’ordinateur portable. Pour comble de malheur, il s’avère qu’un autre ordinateur portable préparé sur place ne veuille pas lire votre fichier – voire toute votre clé USB. Tout le monde a déjà rencontré au moins une fois ce type de problème lors d’une présentation.

Vous pouvez prévenir ces situations gênantes en arrivant à temps et en vous préparant à toutes les éventualités. Placez votre présentation non seulement sur une bonne clé USB mais aussi sur votre ordinateur portable. La veille, vous aurez actualisé tous les logiciels et rechargé la batterie de cet ordinateur portable. Si vous avez besoin de câbles ou d’adaptateurs spéciaux pour l’image ou le son, veillez à ce qu’ils soient toujours présents dans votre sac. Il viendra un jour où vous en aurez besoin pour une présentation.

De la sorte, vous pouvez prévenir des problèmes éventuels. Et s’il y a quand même quelque chose qui se passe mal, vous avez encore le temps de résoudre le problème. Et si tout se passe bien, lisez simplement encore une fois votre document en dégustant tranquillement une tasse de café ou de thé. Vous commencez ainsi à être beaucoup plus rassuré quant à votre présentation.

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Diagramme cause-effet avec les produits Post-it®

Mettre les problèmes en lumière

Trouver des solutions, c’est très bien… mais seulement si vous comprenez correctement les problèmes que vous essayez de régler. Le diagramme arête de poisson (cause-effet) permet de diagnostiquer des problèmes potentiels de toutes tailles.

Les problèmes peuvent survenir à n’importe quel stade d’une opération. Mais au lieu d’essayer de deviner la cause d’un problème (ou pire : d’attendre que quelque chose se passe mal), le diagramme cause-effet permet aux petites équipes d’identifier en un coup d’œil les variables jouant sur la productivité.

Vous pouvez créer le diagramme à l’aide des 6 étapes suivantes:

Commencez par désigner le problème exact. Identifiez la personne/le service responsable du problème et/ou le lieu et le moment d’occurrence. Utilisez un grand espace, comme un meeting chart Post-it®, pour permettre à votre diagramme de s’étendre dans toutes les directions.


Notez le problème sur une note Post-it® Super Sticky, qui constituera le cerveau de votre diagramme. Depuis le centre de cette note, tracez une ligne horizontale qui représentera la colonne vertébrale à partir de laquelle votre équipe s’attaquera au problème.


À partir de là, efforcez-vous d’identifier les composantes ou les facteurs susceptibles de contribuer au problème. Il peut s’agir d’un problème de transport, de manque de personnel, etc. Essayez d’explorer un maximum de possibilités.


Tracez une ligne à partir de la ligne principale du diagramme pour chaque composante possible du problème et nommez ces composantes (transport, personnel, etc.). (Astuce : utilisez un rouleau d’étiquettes Post-it® Super Sticky pour créer votre ligne principale afin de bénéficier d’une certaine flexibilité au cas où votre diagramme changerait.)


Pour chacune de ces composantes, demandez à l’équipe d’imaginer des causes. Inscrivez ces causes sur une note Super Sticky Post-it® et ajoutez-les à la composante appropriée (en dehors de la ligne principale du diagramme).


Une fois le diagramme terminé, votre équipe et vous disposerez d’un plan visuel facilitant la compréhension du problème. Vous pourrez dès lors examiner plus en profondeur chacun de ses principaux facteurs.


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Construisez un arbre décisionnel à l’aide des produits Post-it®

Explorez de nouvelles solutions

Parfois, la meilleure façon de résoudre un problème consiste à prendre une nouvelle direction. Un arbre de décision ou logique, vous aide à aborder un problème en décomposant les solutions éventuelles en différentes parties, puis en orientant ces parties dans de nouvelles directions.

Le processus de création d’un arbre de décision est un vrai jeu d’enfant : analysez le problème ou la question, apportez des solutions ou des réponses, et proposez des stratégies permettant de les accomplir. Prenons un exemple :

Définissez le problème ou la question. Un arbre de décision permet de répondre à deux types de questions : « pourquoi » et « comment ». Plus votre question est claire et spécifique, plus elle portera ses fruits au sein de l’arbre de décision.

Apportez d’éventuelles réponses. Choisissez-en au moins deux. Plus vous en ajouterez, plus vous aurez de possibilités.

Approfondissez vos solutions. Quels en sont les aspects essentiels ? Il est normal que certaines des branches de votre arbre s’arrêtent ici. Mais n’hésitez pas à continuer de creuser la question.

Venons-en à l’essentiel. Comment concrétisez-vous vos solutions ?

Chacune des branches de votre arbre de décision ne comportera pas nécessairement des informations à chaque étape. Certaines s’interrompront rapidement, alors que d’autres mèneront à d’excellentes solutions. De cette façon, votre arbre de décision conserve toute sa flexibilité. Déplacez les éléments en fonction de vos besoins : une opération qui se révèle très facile grâce aux notes Super Sticky Post-it®. En outre, un large support, tel qu’un meeting chart Post-it®, offre bien plus d’espace à votre arbre.

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Comment obtenir un tableau blanc vraiment propre

Vous pouvez y fixer des documents ou des Post-it, schématiser des processus ou les utiliser pour organiser vos réflexions.
Bref, un tableau blanc est aujourd’hui un partenaire indispensable dans chaque salle de réunion, espace de travail ou salle de cours. Ils structurent et stimulent la créativité.

De plus, les tableaux blancs sont également durables : vous pouvez les utiliser encore et encore et ainsi économiser beaucoup de papier.

Mais que se passerait-il si vous ou votre collègue écriviez accidentellement avec un marqueur permanent sur le tableau ?

Ou si l’encre est complètement sèche et qu’on ne peut pas l’enlever avec l’effaceur ?

5 conseils efficaces

  1. Cela peut aller de soi, mais prévoyez un kit de nettoyage spécifique pour l’entretien des tableaux blancs.
  2. Si l’encre est sèche et vieille, vous n’avez pas à remplacer votre tableau blanc. Il suffit d’écrire à l’aide d’un marqueur pour tableau blanc sur l’ancienne encre, de la laisser sécher un moment, puis de l’essuyer. Répétez l’opération jusqu’à ce que l’ancienne encre ait disparu.
  3. Facilitez-vous la tâche et utilisez simplement un Magic Wipe. Un chiffon prêt à l’emploi qui élimine l’encre permanente sans laisser de taches ni de traces.
  4. En nettoyant complètement votre tableau blanc régulièrement, l’encre n’a pas le temps de sécher. Utilisez un nettoyant pour tableaux blancs ou un autre produit de nettoyage approprié, puis enlevez le produit de nettoyage restant et séchez soigneusement.

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Bonne chance !

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Concevoir des changements dans votre salle de réunion qui favorisent la collaboration

Laissez le smartphone sur la touche
Les smartphones sont souvent une source de distraction, alors assurez-vous qu’ils ne peuvent pas être utilisés lors de réunions importantes. Créez un endroit dans la salle de réunion où tous les smartphones peuvent être rassemblés pendant la réunion. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des boîtes de rangement colorées et une signalisation claire.

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Prévoir une interaction
Utilisez des tableaux blancs (whiteboards), des post-it XL, etc. pour rendre la réunion aussi interactive que possible. Vous pouvez transformer des murs entiers en tableaux blancs pour une utilisation optimale de l’espace. Rédigez de courtes séances de brainstorming pour stimuler les idées créatives.

Espaces personnalisables
Choisissez une pièce où vous pouvez facilement agencer le mobilier différemment. De la sorte, vous pouvez organiser un agencement différent en fonction de l’objectif de la réunion. Avez-vous une réunion au cours de laquelle de nombreuses notes doivent être prises ? Alors choisissez la disposition classique comme à l’école. Est-ce que beaucoup de gens doivent être présents à la réunion ? Dans ce cas, un agencement théâtral sans tables est le plus approprié. Vous voulez beaucoup d’interaction ? Alors, optez pour un U.

Un peu de couleur

Certaines couleurs stimulent la productivité. Vous n’avez pas besoin de réaménager toute la pièce dans ce cas, vous pouvez simplement choisir des accessoires colorés. Le bleu est la couleur de la concentration et a un effet apaisant. L’orange incarne la positivité, stimule l’esprit créatif et vous permet de travailler de manière productive. Le violet est une couleur alternative qui vous permet de penser ‘hors des sentiers battus’. Il a un effet stimulant sur l’esprit.

Promouvoir le partage des connaissances
Il existe de nombreuses méthodes simples pour faciliter le partage des connaissances, chacune ayant son propre impact sur l’espace.

Pour se parler, il faut une pièce avec une intimité (acoustique) et, par exemple, la possibilité de tenir une téléconférence ou une vidéoconférence. Les tableaux d’affichage (numériques ou physiques, à un endroit ou dispersés dans la pièce) sont un autre moyen simple de faciliter le partage des connaissances. Les utilisateurs peuvent également utiliser des logiciels pour travailler, partager et éditer des fichiers en temps réel dans le même espace ou répartis à travers le monde.

Changez d’espace pour une fois
Si vous utilisez des tableaux blancs mobiles ou des tableaux à feuilles mobiles, vous n’avez pas toujours besoin de limiter les réunions à une salle de réunion. S’il fait beau et que vous disposez d’un espace vert à proximité, vous pouvez également tenir des réunions en plein air. La nature et l’air frais stimulent la pensée créative, ce qui rend souvent la collaboration plus efficace.

Les coffee corners sont traditionnellement l’endroit où les collègues se rencontrent souvent. Ici, vous pouvez promouvoir la collaboration en créant un mur d’inspiration où les gens peuvent donner leur avis sur certains sujets au moyen de post-it. En mettant à disposition les bons outils de communication et le bon mobilier dans ces lieux, vous invitez les collaborateurs à un brainstorming spontané.

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La science qui préside au choix d’un tableau blanc

Qui n’a jamais vu un tableau blanc abîmé ou entendu les histoires à propos
de problèmes pour les nettoyer?

En allant dans un magasin de fournitures de bureau, j’ai découvert qu’il y avait 3 à 4 options pour un tableau blanc: mélamine, HPL, acier laqué et émail. D’excellentes options, mais aucune idée de ce dont j’ai besoin; il semble que j’ai besoin d’un diplôme en matériaux de surface pour en choisir un! Pour aider tous ces utilisateurs de tableau blanc confus comme moi, permettez-moi de partager avec vous les 5 découvertes que j’ai
faites sur les tableaux blancs.

  1. la fonction

Un bon tableau effaçable à sec doit faire deux choses: l’une est l’affichage des informations que nous écrivons ou postons avec des aimants et la seconde est d’effacer cette information complètement sans image fantôme. Tout le reste a à voir avec les attentes de l’utilisateur concernant la surface et l’esthétique du cadre.

  1. la surface

Magnétique ou non magnétique?

La réponse à cette question réduira les options de surface en deux groupes principaux. La mélamine et le HPL sont non magnétiques; l’acier laqué et l’émail sont tous deux magnétiques.

  1. la fréquence d’utilisation

Utilisation intensive ou utilisation modérée?

Lors de l’identification de la fréquence d’utilisation, l’utilisateur choisira entre HPL ou émail pour un usage intensif et mélamine et acier laqué pour une utilisation moins fréquente.

  1. l’espace d’installation

Environnement de bureau chargé ou normal?

Un tableau blanc pour un environnement chargé comme une école ou une installation de production devrait avoir des protections supplémentaires quant à l’humidité (tôle à l’arrière) ou même une épaisseur plus épaisse qui se traduit par une robustesse accrue du tableau. Pour les bureaux classiques, vous n’avez pas besoin de ces extras, mais assurez-vous également de la robustesse lorsque vous achetez des formats plus grands à
partir de 180 x 1201 cm (environ 16 x 10 pouces).

  1. le look

Besoin d’esthétique ou n’est-ce pas aussi important?

Vous devriez avoir dans votre bureau à la maison un tableau différent de celui des installations de production. Vous devriez vous donner la possibilité d’acheter un cadre différenciant qui s’intègre dans la décoration de l’espace.

Maintenant que vous êtes un acheteur professionnel de tableau
blanc, vous avez toutes les connaissances nécessaires en main pour acheter le meilleur tableau adapté à vos besoins sans frustration ni douleur.