Design wijzigingen in je meeting room die de samenwerking bevorderen

Laat de smartphone achterwege
Smartphones zorgen vaak voor afleiding, dus zorg ervoor dat ze tijdens belangrijke meetings niet mogen gebruikt worden. Creëer een plek in de vergaderruimte waar alle smartphones verzameld kunnen worden voor de meeting. Je kan hiervoor gebruik maken van kleurrijke opbergdozen en duidelijke signalisatie.

Photo by rawpixel.com from Pexels

Zorg voor interactie
Maak gebruik van whiteboards, XL post-it’s enz om de meeting zo interactief mogelijk te maken. Je kan volledige muren omvormen tot whiteboards om zo optimaal gebruik te maken van de ruimte. Las korte brainstormsessies in om creatieve ideeën te motiveren.

Aanpasbare ruimtes
Kies voor een ruimte waar je het meubilair gemakkelijk anders kan opstellen. Zo kun je afhankelijk van het doel van de meeting telkens voor een andere opstelling kiezen. Heb je een meeting waar veel notities moeten gemaakt worden? Kies dan voor de klassieke schoolopstelling. Moeten er veel mensen op de vergadering aanwezig zijn? Dan is een theateropstelling zonder tafels het meest geschikt. Wil je veel interactie? Ga dan voor een u-vorm.

Een beetje kleur
Bepaalde kleuren stimuleren de productiviteit. Je hoeft hier niet de hele ruimte te herinrichten, je kunt ook kiezen voor kleurrijke accessoires. Blauw is de kleur van concentratie en heeft een rustgevend effect. Oranje belichaamt dan weer positiviteit, het stimuleert de creatieve geest en zorgt ervoor dat je productief kunt werken. Paars is een alternatieve kleur en laat je ‘out of the box’ denken. Het heeft dan ook een stimulerende werking op de geest.

Bevorder het delen van kennis
Er bestaan veel eenvoudige methoden om het delen van kennis te vergemakkelijken, elk met zijn eigen impact op de ruimte.Om met elkaar te kunnen praten is een ruimte nodig met (akoestische) privacy en bv de mogelijkheid om een telefoon- of videoconferentie te houden. Pin- en markeerborden (digitaal of fysiek, op één plek of verspreid in de ruimte) zijn een andere eenvoudige manier om het delen van kennis te vergemakkelijken. Gebruikers kunnen ook software gebruiken om in realtime aan bestanden te werken, deze te delen en te bewerken, terwijl ze zich in dezelfde ruimte bevinden of over de hele wereld verspreid zitten.



Verander eens van ruimte
Als je gebruik maakt van mobiele whiteboards of tafelflipover hoef je de meetings niet altijd tot een vergaderzaal te beperken. Als het mooi weer is en je hebt een groene ruimte in de buurt kan je ook eens in openlucht vergaderen. Natuur en frisse lucht stimuleren creatief denken, waardoor de samenwerking vaak effectiever wordt.

Coffee corners zijn traditioneel de plek waar collega’s elkaar vaak ontmoeten. Hier kan je de samenwerking bevorderen door bv. een inspiratiemuur te maken waar mensen met post-its hun mening kunnen geven over bepaalde topics. Door de juiste communicatietools en meubilair beschikbaar te stellen op deze plekken nodig je medewerkers uit om spontaan te brainstormen.

Op zoek naar de juiste producten om je meeting room in te richten? Kijk zeker ook op de Lyreco-webshop voor een ruim assortiment aan communicatietools.

Geef een reactie