Laat je werkdag niet beheersen door je mailbox

VALKUIL 1: starten met e-mail
Het is vaste prik bij velen: de werkdag beginnen met het checken van je mailbox. Niet doen. Voor je het weet ben je een uur bezig met het beantwoorden van berichten. Het is efficiënter om eerst een uur aan het werk te gaan en pas daarna – als onderbreking – het e-mailprogramma te openen.

VALKUIL 2: de hele dag Outlook
Strijken en tv kijken valt prima te combineren, maar multitasken met je hoofd is een ander verhaal. Wie meters wil maken, moet zich niet laten afleiden. Een signaal van binnenkomende e-mailberichten
kan storend werken. Het haalt je uit je concentratie en het kost al snel een kwartier voor je weer goed in de materie zit. Controleer je e-mail liever op enkele vaste momenten per dag.

VALKUIL 3: de inbox als actielijstje
Wie zijn e-mailverkeer niet stroomlijnt, merkt al snel dat belangrijke berichten in een mum van tijd zover naar onderen zakken dat ze uit het zicht verdwijnen. Maak daarom een apart mapje aan, waar je alles naartoe sluist dat actie behoeft.

VALKUIL 4: archiveren in submappen
Het archief sorteren in allerlei submappen werkt averechts. Outlook biedt voldoende zoekmogelijkheden om e-mailberichten terug te vinden. Als je allerlei aparte mapjes aanmaakt, raak je informatie kwijt, omdat je berichten per ongeluk in de verkeerde lijst hebt gestopt of vergeten bent waar je iets hebt ondergebracht.

Geef een reactie